Données personnelles
En vigueur au 09/09/2026.
La présente politique de confidentialité décrit la manière dont l'Association E-Cosplay collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles des utilisateurs de la plateforme de billetterie https://ticket.e-cosplay.fr (ci-après « la Plateforme »), conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« loi Informatique et Libertés »).
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles est :
Association E-Cosplay
- Association loi 1901 à but non lucratif
- RNA : W022006988 — SIREN : 943 121 517
- Siège social : adresse communiquée sur demande écrite à legal@e-cosplay.fr
- Email : contact@e-cosplay.fr
2. Délégué à la Protection des Données (DPO)
Conformément à l'article 37 du RGPD, un Délégué à la Protection des Données a été désigné et déclaré auprès de la CNIL :
- Identifiant CNIL du DPO : DPO-167945
- Contact : rgpd@e-cosplay.fr
Le DPO est votre interlocuteur privilégié pour toute question relative à vos données personnelles et à l'exercice de vos droits.
3. Définitions
- Donnée personnelle : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (nom, email, adresse IP…).
- Traitement : toute opération portant sur des données personnelles (collecte, enregistrement, conservation, consultation, communication, effacement…).
- Personne concernée : la personne physique dont les données sont traitées (vous).
- Sous-traitant : le prestataire qui traite des données pour le compte du responsable de traitement.
- Organisateur : l'association ou la structure qui publie un événement sur la Plateforme et en assure la tenue.
4. Rôle de la Plateforme et rôle de l'organisateur
E-Ticket est un service d'intermédiation technique : l'Association E-Cosplay fournit l'outil de billetterie, l'organisateur organise l'événement.
- L'association est responsable du traitement pour l'exploitation de la Plateforme : comptes, commandes, billets, paiements, emails, sécurité.
- L'organisateur reçoit les données des commandes de son propre événement (nom, prénom, email de l'acheteur, billets achetés, statut du paiement) afin de tenir son événement, de contrôler les entrées et de répondre aux réclamations. Pour ces finalités et pour toute communication qu'il vous adresserait, l'organisateur agit comme responsable de traitement distinct : ses propres mentions et sa propre politique s'appliquent.
- L'association ne transmet à l'organisateur que les données nécessaires à son événement, et jamais celles des commandes des autres organisateurs.
5. Données collectées
La Plateforme collecte uniquement les données strictement nécessaires à ses finalités (principe de minimisation, article 5 du RGPD).
Lors de la création d'un compte
- Nom et prénom
- Adresse email
- Mot de passe (stocké exclusivement sous forme hachée — algorithme bcrypt ; jamais en clair)
Lors de l'achat de billets ou de la réservation d'un emplacement
- Nom et prénom de l'acheteur
- Adresse email (envoi des billets, des confirmations et des informations relatives à l'événement)
- Détail de la commande : événement, tarifs, quantités, montants, code promotionnel éventuel, numéro de commande
- Billets émis : référence du billet, clé de sécurité, date et heure du premier contrôle à l'entrée
- Moyen de paiement utilisé, marque de la carte et quatre derniers chiffres uniquement, transmis par le prestataire de paiement
- Les données bancaires (numéro de carte, cryptogramme) sont collectées et traitées exclusivement par Stripe, prestataire certifié PCI-DSS : elles ne transitent jamais par les serveurs de l'association et n'y sont jamais stockées
Lors de la création d'un compte organisateur
- Raison sociale, numéro SIREN ou SIRET, adresse, téléphone, site et réseaux sociaux
- Nom, prénom et adresse email du représentant et des sous-comptes créés par l'organisateur
- Identifiant du compte de paiement Stripe, statut de vérification, montants encaissés, remboursés et virés. Les coordonnées bancaires de l'organisateur sont détenues par Stripe, pas par l'association
- Contenus fournis pour ses événements (textes, visuels, tarifs)
Lors du contrôle des entrées
- Référence du billet scanné, date et heure du scan, résultat du contrôle, compte ayant réalisé le scan
Lors d'une demande de contact ou d'assistance
- Nom, prénom, adresse email et contenu du message
Emails transactionnels
- Adresse du destinataire, gabarit envoyé, identifiant technique du message, statut de remise transmis par le service d'envoi (remis, différé, rejeté, plainte), afin de garantir la bonne réception des billets et de cesser tout envoi vers une adresse invalide
Assistant de rédaction facultatif (organisateurs)
- Uniquement les contenus de l'événement soumis par l'organisateur (brief, titre, description, tarifs, lieu, dates) et le nom public de sa structure. Les adresses email, téléphones et numéros d'identification sont filtrés avant transmission. Aucun contenu d'acheteur n'est envoyé
Données techniques
- Adresse IP (anonymisée dans les journaux d'accès)
- Journaux de connexion et de sécurité
- Cookies strictement nécessaires et, avec votre consentement, mesure d'audience anonymisée et suivi d'erreurs techniques — voir la politique de cookies
La Plateforme ne collecte aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD (origine, opinions, santé, etc.). Lorsqu'un organisateur propose un tarif réduit soumis à justificatif, ce justificatif est présenté à l'entrée de son événement et n'est pas collecté par la Plateforme.
6. Finalités et bases légales
Chaque traitement repose sur une base légale prévue à l'article 6 du RGPD :
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Gestion des comptes utilisateurs et organisateurs | Exécution du contrat |
| Traitement des commandes, émission et envoi des billets | Exécution du contrat |
| Contrôle des billets à l'entrée d'un événement | Exécution du contrat |
| Communication liée à l'événement acheté (modification, report, annulation) | Exécution du contrat |
| Remboursements et gestion des réclamations | Exécution du contrat |
| Suivi de la remise des emails et gestion des adresses invalides | Exécution du contrat |
| Reversement des fonds et suivi financier des organisateurs | Exécution du contrat |
| Conservation des pièces comptables et des factures | Obligation légale (Code de commerce, art. L.123-22) |
| Sécurité de la Plateforme, prévention des fraudes, journaux, limitation du nombre de requêtes | Intérêt légitime |
| Assistance à la rédaction des fiches d'événement par intelligence artificielle | Exécution du contrat organisateur, à sa demande |
Assistance par chat en direct (chat.e-cosplay.fr) |
Intérêt légitime : répondre aux demandes d'assistance |
| Mesure d'audience anonymisée (Zen) | Consentement |
| Suivi des erreurs techniques (E-Monitor) | Consentement |
| Réponse aux demandes de contact | Mesures précontractuelles / intérêt légitime |
Aucune prospection commerciale n'est réalisée à partir des données d'achat de billets.
7. Caractère obligatoire de la collecte
Les données marquées comme obligatoires dans les formulaires sont nécessaires à la fourniture du service (création de compte, achat de billet, création d'un événement). À défaut, la demande ne pourra pas être traitée. Les autres données sont facultatives.
8. Destinataires des données et sous-traitants
Vos données personnelles sont accessibles uniquement par :
- Association E-Cosplay : administration de la Plateforme, accès restreint selon le principe du moindre privilège, actions sensibles journalisées
- L'organisateur de l'événement concerné, pour les seules commandes de son événement (voir le point 4)
Sous-traitants (article 28 du RGPD) :
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL | Hébergement de la Plateforme, stockage des fichiers et des sauvegardes | eu-west-3 (Paris, France) |
| Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES et SNS) | Envoi des emails transactionnels et notification des échecs de remise | eu-west-3 (Paris, France) |
| Cloudflare, Inc. | Sécurité, protection contre le déni de service, diffusion de contenu | États-Unis, points de présence mondiaux |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Traitement sécurisé des paiements et virements aux organisateurs — certifié PCI-DSS | Irlande |
| Anthropic | Assistance à la rédaction des fiches d'événement, activée à la demande de l'organisateur | États-Unis |
E-Monitor (monitoring.e-cosplay.fr) |
Mesure des erreurs techniques, uniquement après consentement côté visiteur ; instance auto-hébergée par l'association | Union européenne |
Aucune donnée n'est vendue, louée ou cédée à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires. Aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques (article 22 du RGPD) n'est prise sur la base de vos données ; les suggestions de l'assistant de rédaction ne concernent que les contenus d'événement et sont validées par un humain.
9. Transferts hors de l'Union européenne
Les données sont hébergées en France, dans la région eu-west-3 d'Amazon Web Services. Certains sous-traitants (Cloudflare, Anthropic, et selon l'instance retenue le service de suivi d'erreurs) peuvent toutefois traiter des données en dehors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les garanties appropriées prévues au chapitre V du RGPD :
- les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne (décision 2021/914) ;
- le cadre de protection des données UE–États-Unis pour les entreprises certifiées.
10. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte utilisateur | Durée d'existence du compte, puis 3 ans après la dernière activité |
| Commandes, billets et pièces comptables | 10 ans (obligation légale comptable) |
| Billets au format PDF stockés sur la Plateforme | 12 mois après la date de l'événement, puis suppression ; la référence du billet reste conservée avec la commande |
| Historique des contrôles à l'entrée | 12 mois après la date de l'événement |
| Journaux de connexion et de sécurité | 12 mois |
| Journal des emails envoyés | 12 mois |
| Liste des adresses invalides ou en opposition | Conservée sans limite de durée, pour ne plus jamais écrire à ces adresses |
| Traces d'utilisation de l'assistant de rédaction | 12 mois, sans conservation des textes soumis ni des textes proposés |
| Demandes de contact | 3 ans après le dernier échange |
| Cookies et traceurs | Voir la politique de cookies — 13 mois au maximum, choix de consentement conservé 6 mois |
À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible. La suppression d'un compte n'efface pas les pièces comptables que la loi impose de conserver : elles sont isolées et ne servent plus qu'à cette obligation.
11. Sécurité des données
Conformément à l'article 32 du RGPD, l'Association E-Cosplay met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées :
- chiffrement des communications (TLS/HTTPS sur l'ensemble de la Plateforme) ;
- hachage des mots de passe (bcrypt) et clé de sécurité propre à chaque billet ;
- aucune donnée de carte bancaire sur les serveurs de l'association ;
- protection contre le déni de service et pare-feu applicatif via Cloudflare, limitation du nombre de requêtes sur les points sensibles ;
- accès restreint aux données selon le principe du moindre privilège, cloisonnement des organisateurs, permissions détaillées pour les sous-comptes ;
- sauvegardes régulières, chiffrées, hébergées en France et testées ;
- journalisation des actions sensibles et détection des anomalies.
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, l'association notifiera la CNIL dans les 72 heures (article 33 du RGPD) et, si le risque est élevé, les personnes concernées (article 34).
12. Vos droits
Conformément aux articles 15 à 21 du RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès (art. 15) : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie complète (compte, commandes, billets, factures).
- Droit de rectification (art. 16) : faire corriger des données inexactes ou compléter des données incomplètes.
- Droit à l'effacement (art. 17) : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation, notamment comptables.
- Droit à la limitation du traitement (art. 18) : geler temporairement l'utilisation de vos données dans les cas prévus.
- Droit à la portabilité (art. 20) : recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
- Droit d'opposition (art. 21) : vous opposer aux traitements fondés sur l'intérêt légitime, ainsi qu'à toute prospection, sans avoir à motiver votre demande.
- Droit de retrait du consentement (art. 7) : retirer votre consentement à tout moment (mesure d'audience, suivi d'erreurs), sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur.
- Directives post-mortem (art. 85 de la loi Informatique et Libertés) : définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Modalités d'exercice. Adressez votre demande au DPO : rgpd@e-cosplay.fr, en précisant le droit exercé et en justifiant de votre identité (toute pièce permettant de vous identifier ; une copie de pièce d'identité ne sera demandée qu'en cas de doute raisonnable).
Une réponse vous sera apportée dans un délai maximum d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, dont vous seriez alors informé. L'exercice de vos droits est gratuit.
Lorsque la demande porte sur des données traitées par un organisateur pour son propre compte (point 4), elle lui est transmise et vous en êtes informé.
13. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés :
- CNIL — 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
- Téléphone : 01 53 73 22 22
- En ligne : https://www.cnil.fr/fr/plaintes
14. Cookies et traceurs
L'utilisation des cookies et traceurs (traceurs nécessaires au service, mesure d'audience Zen, suivi d'erreurs E-Monitor) est détaillée dans la politique de cookies. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via le bouton « Gérer mes cookies » en pied de page ou la pastille « cookie » en bas de l'écran.
15. Mineurs
La Plateforme ne s'adresse pas aux mineurs de moins de 15 ans. Conformément à l'article 45 de la loi Informatique et Libertés, le traitement des données d'un mineur de moins de 15 ans requiert le consentement conjoint du mineur et du titulaire de l'autorité parentale. Un billet peut être acheté par un adulte pour un mineur : dans ce cas, seules les données de l'acheteur sont collectées. Si vous pensez que des données d'un mineur ont été collectées sans autorisation, contactez rgpd@e-cosplay.fr : elles seront supprimées dans les meilleurs délais.
16. Modifications de la présente politique
L'association peut modifier la présente politique à tout moment, notamment pour se conformer aux évolutions légales ou techniques. La version en vigueur est celle publiée sur la Plateforme, avec sa date de mise à jour. En cas de modification substantielle, les utilisateurs disposant d'un compte en seront informés.
17. Droit applicable
La présente politique est régie par le droit français. Tout litige en relation avec le traitement des données personnelles est soumis, à défaut de résolution amiable, aux tribunaux français compétents.
Dernière mise à jour : 09/09/2026.