Règlement des organisateurs

En vigueur au 09/09/2026.

1. Objet, champ d'application et acceptation

Le présent Règlement des organisateurs (« le Règlement ») définit les droits et les obligations de toute personne ou structure qui publie un événement, met des billets en vente, émet des invitations ou organise un vote sur la plateforme E-Ticket, accessible à l'adresse https://ticket.e-cosplay.fr et complétée par l'application de contrôle des entrées https://scanner-ticket.e-cosplay.fr (ensemble, « la Plateforme »).

La Plateforme est exploitée par l'Association E-Cosplay, association loi 1901 à but non lucratif (RNA W022006988 — SIREN 943 121 517), dont les coordonnées complètes figurent dans les mentions légales (« l'Association »).

Acceptation. Le Règlement est accepté par l'organisateur lors de l'ouverture de son compte organisateur, au moyen d'une case à cocher, préalablement à toute publication d'événement. Cette acceptation est horodatée et conservée à titre de preuve. À défaut d'acceptation, le compte ne peut pas être activé. La poursuite de l'utilisation de la Plateforme après l'entrée en vigueur d'une nouvelle version vaut acceptation de celle-ci dans les conditions de l'article 20.

Articulation avec les autres documents. Le Règlement complète les conditions générales d'utilisation et les conditions générales de vente, ainsi que la page tarifs, la politique de confidentialité, la politique de cookies, la page hébergement et la déclaration d'accessibilité.

En cas de contradiction entre les documents qui régissent la relation entre l'Association et l'organisateur, l'ordre de priorité est le suivant :

les conditions particulières écrites signées entre l'Association et l'organisateur (offre « Sur-mesure », convention de partenariat) ;
le présent Règlement ;
les conditions générales d'utilisation, pour tout ce qui concerne l'usage général de la Plateforme.

Les conditions générales de vente régissent seules la relation entre l'organisateur et l'acheteur. Conformément à l'article 12 des conditions générales d'utilisation, elles prévalent pour tout ce qui concerne les commandes, les remboursements et l'utilisation des billets ; le présent Règlement ne peut être invoqué pour y déroger ni pour en réduire la portée.

Le Règlement ne crée aucun droit au profit des acheteurs et ne modifie pas les droits que ceux-ci tirent des conditions générales de vente ni de la loi.

2. Définitions

Association : l'Association E-Cosplay, exploitante de la Plateforme.
Plateforme : les sites https://ticket.e-cosplay.fr et https://scanner-ticket.e-cosplay.fr, leurs pages, interfaces, applications et services.
Organisateur : l'association, la structure ou la personne titulaire d'un compte organisateur, qui publie un événement et en assure la tenue.
Sous-compte : compte créé par l'organisateur pour un membre de son équipe, doté de permissions limitées.
Événement : toute manifestation publiée par l'organisateur (convention, festival, spectacle, concert, soirée, brocante, atelier, repas, projection, événement sportif, vote en ligne, événement en ligne).
Acheteur ou Client : toute personne qui commande un billet, une réservation d'emplacement ou une participation à un vote.
Billet ou titre : titre d'accès électronique émis par la Plateforme, portant une référence unique, une clé de sécurité et un QR code.
Invitation, accréditation, pass partenaire : titres émis gratuitement par l'organisateur (invitation, staff, exposant, partenaire).
Contenu Organisateur : tout élément publié par l'organisateur (titre, description, visuel, tarifs, conditions particulières, réponses aux questions fréquentes).
Prestataire de paiement : Stripe Payments Europe, Ltd., certifié PCI-DSS et agréé par la Banque Centrale d'Irlande.
Compte de paiement : le compte Stripe Connect (Express) ouvert au nom de l'organisateur.
Commission : la rémunération du service de billetterie due à l'Association, prélevée sur chaque transaction.
Assistant de rédaction : la fonctionnalité facultative d'aide à la rédaction fondée sur les services d'Anthropic, décrite à l'article 7.

3. Conditions d'accès au statut d'organisateur

Structures éligibles. Le compte organisateur est ouvert aux associations, aux structures dotées d'une existence juridique et, le cas échéant, aux personnes physiques agissant dans un cadre déclaré. L'organisateur doit être en mesure de justifier de son existence, de son identité et de la réalité de l'événement qu'il publie.

Personne habilitée. Le compte est demandé par une personne majeure, régulièrement habilitée à engager la structure (président, dirigeant, mandataire dûment autorisé). Cette personne garantit disposer du pouvoir d'accepter le présent Règlement au nom de la structure et d'y engager celle-ci.

Informations et vérifications. L'organisateur communique et tient à jour, dans son espace, le nom public de sa structure, son numéro d'identification lorsqu'il en dispose, son adresse, son adresse électronique de contact et, le cas échéant, son logo et ses liens publics. Ces éléments sont portés à la connaissance des acheteurs sur la page de l'événement, sur le billet et dans les emails de commande. L'organisateur se soumet en outre aux vérifications d'identité imposées par le prestataire de paiement au titre de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (article 8).

Approbation. L'ouverture d'un compte organisateur est soumise à l'approbation de l'Association, qui peut être précédée d'un échange, d'une demande de pièces justificatives ou d'une invitation nominative. L'Association n'est pas tenue de motiver un refus d'ouverture de compte ; elle en indique néanmoins le motif principal à la personne qui le demande par écrit à legal@e-cosplay.fr. Le refus n'ouvre droit à aucune indemnité. L'Association peut retirer une approbation dans les conditions de l'article 17.

Fonctionnalités disponibles. Les fonctionnalités accessibles à l'organisateur dépendent de l'offre souscrite et, le cas échéant, de ses conditions particulières (article 9).

Événements de l'Association. Lorsque l'Association est elle-même l'organisatrice d'un événement, elle assume les deux rôles, ce qui est indiqué sur la page de l'événement, conformément aux conditions générales de vente. Le présent Règlement lui est alors applicable en sa qualité d'organisatrice, à l'exception des stipulations qui supposent deux personnes distinctes ; les conditions financières de ses propres événements sont fixées par ses organes dirigeants.

4. Compte, sous-comptes et sécurité

Les identifiants du compte organisateur sont strictement personnels et confidentiels. L'organisateur en assure la garde, choisit un mot de passe robuste, active les mesures de sécurité proposées et ne les communique à aucun tiers.
L'organisateur peut créer des sous-comptes pour son équipe et leur attribuer des permissions : contrôle des entrées, gestion des événements, gestion des billets, consultation des commandes, consultation des finances, le cas échéant limitées à certains événements. Un sous-compte n'accède ni à la configuration du compte de paiement ni aux autres sous-comptes.
L'organisateur est responsable de l'étendue des permissions qu'il accorde et de l'ensemble des actions réalisées depuis son compte et depuis les sous-comptes qu'il a créés, y compris la publication de contenus, l'émission de titres gratuits, les remboursements, les exports de données et les opérations de contrôle des entrées. Il retire sans délai les accès des personnes qui quittent son équipe.
Toute utilisation non autorisée, toute perte d'identifiants et tout soupçon de compromission sont signalés sans délai à support@e-cosplay.fr. L'Association peut alors suspendre l'accès à titre conservatoire.
Les journaux de connexion, les actions sensibles et l'historique des opérations sont conservés dans les conditions indiquées par la politique de confidentialité et peuvent être produits en cas de litige.
L'organisateur ne crée pas plusieurs comptes pour contourner une limite d'offre, une suspension ou une résiliation.

5. Obligations générales de l'organisateur quant à son événement

L'organisateur est seul responsable de la conception, de l'organisation, du déroulement, de la sécurité et de la conformité de son événement. L'Association ne fournit qu'un outil technique de billetterie. À ce titre, l'organisateur s'engage à :

Légalité. Organiser un événement licite, qui ne porte atteinte ni à l'ordre public, ni aux droits de tiers.
Autorisations et déclarations. Obtenir et conserver toutes les autorisations et déclarations exigées par la réglementation applicable : autorisation d'occupation du domaine public, déclaration préalable des manifestations sur la voie publique (articles L.211-1 et suivants du Code de la sécurité intérieure), arrêtés municipaux, dérogations d'horaires, autorisation de diffusion sonore, déclaration d'entrepreneur de spectacles vivants lorsque l'activité l'impose (Code du travail), régime propre aux loteries et tombolas, obligations de billetterie applicables aux exploitants de spectacles.
Sécurité du public et des lieux. Dimensionner le service d'ordre, les moyens de secours et les issues au regard de la jauge annoncée, respecter la réglementation applicable aux établissements recevant du public (Code de la construction et de l'habitation) et les prescriptions de l'exploitant du lieu, et ne recourir qu'à des agents de sécurité privée régulièrement autorisés, dans les conditions du livre VI du Code de la sécurité intérieure.
Jauge. Ne jamais mettre en vente un nombre de titres supérieur à la capacité maximale autorisée du lieu, toutes catégories, invitations, accréditations et pass partenaires compris.
Débit de boissons. Lorsque des boissons alcoolisées sont proposées, disposer de l'autorisation temporaire requise, respecter les limites annuelles applicables aux associations et interdire la vente et l'offre d'alcool aux mineurs (article L.3342-1 du Code de la santé publique).
Droits d'auteur et droits voisins. Effectuer les déclarations et acquitter les redevances dues au titre des œuvres diffusées ou représentées (SACEM, SACD, SPRE et tout autre organisme compétent), aucune reproduction ni représentation ne pouvant intervenir sans l'autorisation des titulaires de droits (article L.122-4 du Code de la propriété intellectuelle).
Assurance. Souscrire et maintenir une assurance de responsabilité civile couvrant l'organisation de l'événement, dans les conditions de l'article 19.
Accueil des mineurs. Respecter les règles propres à l'accueil des mineurs, indiquer clairement tout âge minimum ou toute obligation d'accompagnement, et se conformer aux autorisations requises lorsque des mineurs participent à l'événement.
Accessibilité et non-discrimination. Informer le public des conditions d'accessibilité réelles du lieu, mettre en œuvre les obligations issues de la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 et s'abstenir de toute discrimination dans l'accès à l'événement et dans la vente des titres (articles 225-1 et 225-2 du Code pénal).
Ordre public et comportement. Faire respecter son règlement intérieur, prévenir les comportements violents, harcelants ou discriminatoires, et prêter assistance aux autorités en cas d'incident.
Sous-traitants. Répondre des prestataires, bénévoles et intervenants auxquels il fait appel comme de ses propres actes.

L'organisateur fournit à l'Association, sur demande écrite motivée, la copie des autorisations, attestations d'assurance et déclarations mentionnées au présent article, dans un délai de sept (7) jours ouvrés à compter de la demande, ramené au délai le plus bref possible lorsque la demande porte sur la sécurité du public ou sur un événement imminent.

6. Exactitude et loyauté des informations publiées

L'organisateur publie des informations exactes, complètes, à jour et loyales : titre, description, date et heure, date de fin le cas échéant, lieu exact ou modalité de participation en ligne, nom du lieu, tarifs, quantités mises en vente, dates d'ouverture et de fermeture de la billetterie, quotas par commande, conditions d'accès et jauge.
Toute condition particulière opposable à l'acheteur (âge minimum, présentation d'un justificatif pour un tarif réduit, tenue, objets interdits, contrôle des sacs, sortie définitive, absence de remboursement au-delà des cas prévus, règlement intérieur du lieu) est portée à la connaissance de l'acheteur avant le paiement, sur la page de l'événement. Une condition non publiée avant le paiement n'est pas opposable à l'acheteur.
Aucun frais ni supplément non annoncé avant le paiement ne peut être ajouté après la validation de la commande, conformément aux conditions générales de vente. Seul demeure possible le complément de tarif prévu par celles-ci lorsque l'acheteur ne présente pas, à l'entrée, le justificatif exigé pour un tarif réduit.
L'organisateur veille au respect de l'information précontractuelle due au consommateur et s'abstient de toute pratique commerciale trompeuse ou agressive (articles L.111-1 et L.121-1 et suivants du Code de la consommation) : fausse rareté, mention de participations non confirmées, prix barré fictif, urgence artificielle.
L'organisateur corrige sans délai toute inexactitude qui lui est signalée, par lui-même, par un acheteur ou par l'Association, et informe les acheteurs déjà titulaires d'un billet lorsque la correction porte sur un élément essentiel.
L'Association ne contrôle pas a priori l'exactitude des Contenus Organisateur. Elle peut toutefois demander une correction, corriger une erreur manifeste, ou dépublier l'événement dans les conditions de l'article 17.

7. Contenus, propriété intellectuelle, droit à l'image et garantie

Licence. En publiant un Contenu Organisateur, l'organisateur concède à l'Association une licence non exclusive, gratuite, mondiale et non transférable d'hébergement, de reproduction, d'adaptation technique (redimensionnement, formats web, image de partage, aperçu) et de représentation de ce contenu, strictement limitée au fonctionnement de la Plateforme, à l'émission des billets, à l'envoi des emails liés aux commandes et à la promotion de l'événement concerné, pour la durée de sa publication et pour la durée nécessaire à l'archivage légal des commandes.

Garanties de l'organisateur. L'organisateur garantit qu'il détient l'ensemble des droits et autorisations nécessaires sur les textes, visuels, logos, marques, vidéos, musiques et noms qu'il publie, y compris les autorisations des personnes représentées au titre du droit à l'image et les autorisations des ayants droit. Il garantit que ses contenus ne sont ni illicites, ni diffamatoires, ni injurieux, ni discriminatoires, ni contraires à l'ordre public.

Rôle de l'Association. L'Association agit en qualité d'hébergeur des Contenus Organisateur au sens de l'article 6 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique. Tout contenu manifestement illicite peut lui être signalé selon la procédure décrite dans les mentions légales ; le retrait d'un contenu manifestement illicite n'ouvre droit à aucune indemnité.

Éléments de la Plateforme. Les éléments de la Plateforme (structure, interfaces, code, bases de données, marques, gabarits de billet et de courriel) demeurent la propriété de l'Association ou de ses concédants. L'organisateur ne les reproduit, n'extrait ni ne réutilise au-delà de l'usage strictement nécessaire à sa billetterie, et n'utilise le nom et les marques de l'Association que pour indiquer que sa billetterie est assurée par E-Ticket.

Assistant de rédaction. L'assistant de rédaction facultatif, fondé sur les services d'Anthropic, n'est activé qu'à la demande de l'organisateur et ne travaille que sur ses propres contenus. Les textes proposés sont des suggestions à vérifier et à valider : l'organisateur les relit, les corrige et les enregistre sous sa seule responsabilité, notamment quant à l'exactitude des dates, des lieux, des prix et des mentions de participants. Il est seul responsable des contenus publiés, qu'ils aient été rédigés avec ou sans l'assistant, et peut désactiver la fonctionnalité à tout moment.

Garantie contre les recours de tiers. L'organisateur garantit l'Association contre toute réclamation, action, condamnation civile, redevance ou sanction résultant d'un contenu qu'il a publié, d'une atteinte aux droits d'un tiers ou d'un manquement au présent article, dans les conditions et les limites de l'article 18.

8. Paiements et compte Stripe Connect

Compte obligatoire. Chaque organisateur ouvre depuis son espace son propre compte Stripe Connect (Express) auprès du prestataire de paiement et termine le parcours de vérification (identité, représentants, coordonnées bancaires, pièces demandées). Ce parcours active à la fois l'encaissement des paiements et les virements.
Tant que le compte n'est pas pleinement actif, l'organisateur ne peut ni publier un événement payant ni vendre un billet. Les actions requises pour activer ou réactiver le compte de paiement lui sont indiquées, avec un lien de reprise du parcours de vérification. L'organisateur maintient ces informations à jour et répond aux demandes du prestataire de paiement.
Encaissement. Les sommes payées par les acheteurs sont encaissées directement sur le compte de paiement de l'organisateur. L'Association ne détient à aucun moment les fonds des acheteurs, n'exerce aucune activité de conservation de fonds et n'est pas garante du versement des sommes à l'organisateur.
Commission. L'organisateur autorise l'Association à prélever sa commission sur chaque transaction, au moment du paiement, par la fonction de frais applicatifs du prestataire. Cette autorisation est donnée pour la durée d'utilisation de la Plateforme et pour chaque transaction réalisée pendant celle-ci ; elle ne peut être révoquée que pour l'avenir, par la résiliation prévue à l'article 17, et ne prive pas l'Association des commissions déjà acquises. En cas de remboursement, la commission est traitée conformément à l'article 12.
Virements. Les virements du compte de paiement vers le compte bancaire de l'organisateur sont exécutés par le prestataire de paiement, selon ses propres règles, calendriers et délais. L'organisateur consulte l'état de ses virements dans son espace et sur son tableau de bord Stripe. Un retard, une retenue, une réserve, un blocage ou un échec de virement décidés par le prestataire ne sont pas imputables à l'Association.
Moyens de paiement. Seule la carte bancaire est acceptée, y compris Apple Pay et Google Pay. Aucun autre moyen n'est proposé : ni PayPal, ni Klarna, ni virement, ni paiement fractionné. L'organisateur ne peut pas ajouter de moyen de paiement, ni détourner la billetterie vers un encaissement hors Plateforme pour un titre publié sur la Plateforme.
Impayés, oppositions et litiges de paiement. Les impayés, rejets, oppositions et contestations de paiement (« chargebacks »), ainsi que les frais et pénalités que le prestataire y attache, sont à la charge exclusive de l'organisateur, qui est débité par le prestataire et fournit les éléments de preuve nécessaires dans les délais impartis. L'Association peut relayer la demande d'éléments mais n'intervient pas dans l'arbitrage du réseau bancaire.
Fraude. L'organisateur signale sans délai toute commande manifestement frauduleuse et coopère aux mesures de prévention de la fraude mises en œuvre par l'Association ou par le prestataire.
Relation avec le prestataire. L'organisateur accepte les conditions du prestataire de paiement, distinctes du présent Règlement, et reconnaît que la fermeture ou la restriction de son compte de paiement par le prestataire l'empêche de vendre, sans que l'Association puisse y remédier.

9. Offres, commission et facturation

Offre	Abonnement	Périmètre
Gratuit	0 €/mois	1 seul événement, billets standards, QR code et vérification, paiement par carte via Stripe, email de confirmation
Basic	20 €/mois	Événements illimités, billet PDF automatique, invitations gratuites, réservations de brocante, vote en ligne
Sur-mesure	Sur devis	Design de billet personnalisé, image par billet, catégories illimitées, accompagnement dédié

Prélèvement	Montant	Nature
Commission E-Ticket	3 % par transaction	Rémunération du service de billetterie
Frais du prestataire de paiement	1,5 % + 0,25 € par transaction pour les cartes européennes	Fixés par Stripe, non négociables, hors du contrôle de l'Association

Aucune commission n'est prélevée sur les billets à 0 € ni sur les invitations, accréditations et pass partenaires.
Le taux de commission peut être adapté selon le profil de l'organisateur par conditions particulières écrites. À défaut de telles conditions, le taux applicable est celui figurant sur la page tarifs.
Les cartes non européennes et les opérations de change peuvent supporter des frais supérieurs, fixés par le prestataire de paiement.
Le détail des offres en vigueur figure sur la page tarifs. L'offre et le taux de commission applicables à l'organisateur sont rappelés dans son espace, sans qu'il puisse les y modifier lui-même.
Abonnement. L'abonnement mensuel, lorsqu'il est dû, est payable d'avance selon les modalités indiquées dans l'espace de l'organisateur, sans engagement de durée sauf conditions particulières écrites. Il est indépendant du volume de ventes et n'est pas remboursé au prorata en cas de résiliation en cours de mois.
Défaut de paiement. À défaut de paiement d'une échéance d'abonnement, l'Association en informe l'organisateur et lui laisse un délai de régularisation. À défaut de régularisation, les fonctionnalités liées à l'offre peuvent être restreintes, la vente peut être fermée et le compte suspendu jusqu'au règlement. Les événements pour lesquels des titres ont déjà été vendus ne sont pas dépubliés de ce seul fait : les pages de suivi de commande, le renvoi des titres et le contrôle des entrées sont maintenus le temps nécessaire, sans préjudice des sommes dues.
Autres sommes dues. Les commissions qui n'auraient pas pu être prélevées sur une transaction, les frais d'opposition et les sommes avancées par l'Association pour le compte de l'organisateur sont inscrits en dette au compte de l'organisateur et exigibles à réception de la facture. Les sommes restant dues peuvent être recouvrées par tout moyen et portent intérêt au taux légal ; l'indemnité forfaitaire de recouvrement prévue par le Code de commerce n'est due que lorsque la relation entre dans son champ d'application.
Facturation. Les factures et récapitulatifs de l'Association sont mis à disposition dans l'espace de l'organisateur. L'Association n'est pas assujettie à la TVA au titre de son activité non lucrative ; ses factures portent la mention « TVA non applicable — article 261, 7-1° du Code général des impôts » et aucune TVA n'y est facturée.
Révision. L'Association peut réviser ses offres, taux et conditions financières dans les conditions de l'article 20. Les conditions applicables à un événement dont la billetterie est déjà ouverte demeurent celles en vigueur à l'ouverture de la vente.

10. Utilisation de la billetterie

Catalogue. L'organisateur structure son catalogue en catégories et en billets, et renseigne pour chacun un nom clair, un prix, une quantité, un type (billet d'entrée, réservation d'emplacement ou de table, participation à un vote) et, le cas échéant, les options d'émission de titre, de sortie définitive et de mise hors vente.
Ouverture et fermeture. Les dates d'ouverture et de fermeture de la billetterie sont affichées publiquement et opposables : avant l'ouverture, la page est visible mais l'achat impossible ; après la fermeture, l'achat est refusé. L'organisateur ne modifie pas ces dates de manière trompeuse pour un acheteur ayant déjà commandé.
Stock et quotas. L'organisateur tient son stock à jour, respecte la jauge autorisée et peut fixer un quota par commande. Il lui est interdit de survendre : la mise en vente d'un nombre de titres supérieur à la capacité disponible constitue un manquement grave au sens de l'article 17.
Invitations, accréditations et pass. Les invitations gratuites, les accréditations staff et exposants et les pass partenaires sont réservés à des personnes réellement conviées, à l'équipe, aux exposants et aux partenaires de l'événement. Ils comptent dans la jauge. Ils ne sont émis ni pour simuler une activité de vente, ni pour contourner la commission d'un titre en réalité payé hors Plateforme.
Codes promotionnels. Les codes promotionnels sont utilisés de manière loyale, avec des conditions de validité et de cumul claires. Un code diffusé publiquement est honoré dans les conditions annoncées.
Brocantes et emplacements. Pour les réservations d'emplacements, l'organisateur précise la nature, la dimension et la localisation de l'emplacement, les horaires d'installation, les documents à présenter sur place et les règles applicables aux vide-greniers, y compris la tenue du registre des vendeurs lorsqu'elle est exigée.
Votes en ligne. Pour les votes, l'organisateur publie un règlement du concours accessible avant la participation : critères, période, modalités de décompte, limite éventuelle par participant, désignation et publication des résultats. Une participation payante à un vote suit le régime des titres prévu par les conditions générales de vente : elle n'est ni échangeable ni remboursable une fois enregistrée, sauf annulation du concours ou décision de l'organisateur.
Visibilité. L'organisateur choisit le statut de publication de son événement (brouillon, publié, non listé, privé). Un événement privé n'est jamais achetable publiquement : seuls les titres émis par l'organisateur y donnent accès.
Émission des titres. Les titres sont émis par la Plateforme après encaissement effectif, à raison d'un titre par unité commandée, et adressés par email avec un lien de suivi de commande. L'organisateur n'émet aucun titre parallèle susceptible d'être confondu avec un billet E-Ticket.
Usage conforme. L'organisateur utilise la Plateforme, ses exports et son interface de programmation conformément à leur destination, sans extraction massive, sans automatisation abusive et sans revente du service à un tiers.

11. Obligations envers les acheteurs

Honorer les titres vendus. L'organisateur honore l'intégralité des titres régulièrement émis pour son événement, aux conditions publiées, y compris en cas de changement de lieu, de prestataire ou d'équipe.
Accès. L'accès ne peut être refusé que pour un motif légitime et annoncé : titre invalide, absence de justificatif pour un tarif réduit, non-respect du règlement intérieur, comportement dangereux, décision des autorités. Tout refus est exercé sans discrimination.
Information. L'organisateur informe les acheteurs, par les outils de la Plateforme et à l'adresse fournie lors de la commande, de tout changement significatif : horaires, lieu, programme, conditions d'accès, annulation, report. L'Association met l'outil d'envoi à disposition mais n'est pas garante de cette information.
Service après-vente. L'organisateur maintient une adresse électronique de contact valide et surveillée, utilisée comme adresse de réponse des emails de commande. Il répond aux réclamations des acheteurs dans un délai raisonnable, qui ne peut excéder cinq (5) jours ouvrés à compter de la réception, et conserve la trace de ses échanges.
Coopération. Lorsqu'une réclamation adressée à l'Association relève de l'événement, elle est transmise à l'organisateur, qui la traite et informe l'Association de la solution retenue si celle-ci le demande.
Loyauté. L'organisateur exécute ses obligations de bonne foi (article 1104 du Code civil) et s'abstient de tout comportement de nature à porter atteinte à la confiance des acheteurs dans la Plateforme.

12. Remboursements, annulation et report

Principe. Conformément aux conditions générales de vente et à l'article L.221-28, 12° du Code de la consommation (services d'activités de loisirs devant être fournis à une date ou à une période déterminée), l'acheteur ne dispose d'aucun droit de rétractation et les titres ne sont ni échangeables ni remboursables, sauf dans les cas ci-dessous.

Cas d'ouverture d'un remboursement (identiques à ceux de l'article 10 des conditions générales de vente) :

Annulation de l'événement : l'organisateur rembourse les acheteurs du prix de leur titre.
Report ou modification substantielle (date, lieu, contenu essentiel) : l'organisateur informe les acheteurs et détermine, dans le respect du droit applicable, si les titres restent valables ou sont remboursés.
Décision de l'organisateur, à sa seule discrétion, notamment en application de ses conditions particulières.
Erreur imputable à la Plateforme (double débit, titre non délivré malgré l'encaissement) : le remboursement est traité par l'Association.

Déclenchement. Hors le cas 4, le remboursement est déclenché par l'organisateur depuis son espace, totalement ou partiellement, par commande ou en série. L'Association ne détient pas les fonds et ne peut pas imposer un remboursement à un organisateur. Elle peut transmettre les demandes, alerter l'organisateur et, en cas de manquement grave ou répété, appliquer l'article 17.

Délais. Le remboursement est exécuté par le prestataire de paiement sur le moyen de paiement utilisé lors de l'achat, dans un délai de quatorze (14) jours à compter de la décision de remboursement, sous réserve des délais bancaires. Aucun remboursement n'est effectué en espèces ni sur un autre moyen de paiement. L'organisateur veille à conserver sur son compte de paiement un solde suffisant pour honorer les remboursements annoncés.

Sort de la commission et des frais. En cas de remboursement total ou partiel, la commission de l'Association est restituée à proportion du montant remboursé, sauf conditions particulières écrites contraires. Les frais du prestataire de paiement suivent les règles de celui-ci : ils peuvent rester acquis au prestataire et demeurent en toute hypothèse à la charge de l'organisateur. Lorsque des frais ou une commission restent acquis, l'information en est donnée à l'acheteur au moment du remboursement, conformément aux conditions générales de vente.

Refus abusif. Le refus injustifié de rembourser dans les cas 1 et 2, l'absence de réponse aux acheteurs ou l'organisation d'une insolvabilité constituent un manquement grave. L'Association peut alors suspendre le compte, dépublier les événements et refuser toute nouvelle publication. Si la protection des acheteurs l'exige, elle peut informer les seuls acheteurs concernés, dans des termes factuels, objectifs et proportionnés, de la situation de leur commande et des voies de recours dont ils disposent, sans porter d'appréciation sur l'organisateur au-delà de ce qui est nécessaire.

13. Contrôle des entrées

L'application de contrôle est réservée à l'organisateur et aux personnes qu'il a expressément habilitées par un sous-compte, pour les seuls événements autorisés. Le partage d'un accès, d'un identifiant ou d'un appareil déjà authentifié avec une personne non habilitée est interdit.
Chaque titre porte une référence unique, une clé de sécurité et un QR code. L'organisateur protège la confidentialité de ces éléments, ne les publie pas, ne les diffuse pas sur les réseaux sociaux et ne conserve pas de copies non nécessaires.
Le contrôle s'effectue par lecture du QR code ou, à défaut, par saisie de la clé de sécurité. Un titre est invalidé dès son premier contrôle, sauf configuration contraire ; les accréditations et pass partenaires suivent leurs propres règles de validité.
L'organisateur peut invalider un titre volé, dupliqué ou frauduleusement diffusé, dans les conditions prévues par les conditions générales de vente, et en informe l'acheteur concerné.
La validation forcée d'un titre refusé est une fonction exceptionnelle, réservée à l'organisateur ou à l'Association, tracée et notifiée. L'organisateur ne l'utilise que pour corriger une erreur constatée et jamais pour permettre l'entrée d'un titre falsifié ou dupliqué.
L'organisateur s'assure que son personnel de contrôle est identifiable, formé, courtois et non discriminant, qu'il n'exerce aucune fouille ou palpation en dehors du cadre légal, et qu'il ne collecte aucune donnée à l'entrée en dehors de celles nécessaires au contrôle.
L'historique des contrôles est mis à disposition de l'organisateur dans son espace ; il ne peut être utilisé qu'aux fins de contrôle d'accès, de sécurité et de preuve, dans les conditions de l'article 14.
L'organisateur signale sans délai à support@e-cosplay.fr toute suspicion de falsification, de duplication en série ou de compromission de titres.

14. Protection des données personnelles

Rôles. Pour l'exploitation de la Plateforme, l'Association est responsable de traitement. Pour les données des commandes de son propre événement (nom, prénom, adresse électronique, titres commandés, statut du paiement) qu'il reçoit afin de tenir son événement, de contrôler les entrées et de répondre aux réclamations, l'organisateur agit comme responsable de traitement distinct. Il définit ses propres finalités, informe les personnes concernées et applique ses propres mentions d'information. Il n'accède jamais aux commandes d'un autre organisateur.
Finalités autorisées. Tenue de l'événement, contrôle des entrées, gestion des invitations et accréditations, service après-vente et réclamations, information sur une annulation, un report ou une modification de l'événement concerné, obligations comptables et fiscales.
Finalités interdites. Toute réutilisation étrangère à l'événement, notamment la prospection commerciale ou associative sans base légale, la cession, la location ou le partage des données avec un tiers, le rapprochement avec d'autres fichiers, le profilage, la publication de listes de participants et tout traitement de données sensibles. L'organisateur ne collecte ni ne conserve de justificatif de tarif réduit par l'intermédiaire de la Plateforme.
Base légale de la prospection. Toute communication non liée à l'événement suppose une base légale propre à l'organisateur, un consentement recueilli par lui lorsqu'il est requis, un moyen de retrait simple et gratuit, et le respect des règles applicables aux communications électroniques.
Sécurité. L'organisateur met en œuvre des mesures appropriées (article 32 du RGPD) : postes et comptes protégés, mots de passe robustes, exports chiffrés ou conservés sur un support sécurisé, accès limité aux membres qui en ont besoin, suppression des exports devenus inutiles, absence de transmission par des canaux non maîtrisés.
Conservation et suppression. L'organisateur ne conserve les données reçues que le temps nécessaire aux finalités ci-dessus et à ses obligations légales, puis les supprime. Les durées appliquées par la Plateforme figurent dans la politique de confidentialité.
Sous-traitance. L'organisateur qui confie ces données à un prestataire conclut avec lui un contrat conforme à l'article 28 du RGPD et demeure responsable de ses actes.
Droits et incidents. L'organisateur traite les demandes d'exercice de droits qui lui sont adressées ou transmises, et coopère avec l'Association. En cas de violation de données affectant les données reçues de la Plateforme, il en informe l'Association sans délai et au plus tard 24 heures après en avoir eu connaissance, à rgpd@e-cosplay.fr, et procède aux notifications qui lui incombent (articles 33 et 34 du RGPD). Ce délai contractuel a pour seul objet de permettre à l'Association de réagir ; il ne se substitue pas aux délais légaux qui s'imposent à l'organisateur.
Contact. Le délégué à la protection des données de l'Association est joignable à rgpd@e-cosplay.fr (identifiant CNIL DPO-167945).
Assistant de rédaction. Lorsque l'organisateur active l'assistant de rédaction, seuls les contenus de son événement et le nom public de sa structure sont transmis ; aucune donnée d'acheteur n'est envoyée. Les adresses électroniques, numéros de téléphone et numéros d'identification sont filtrés avant transmission. L'organisateur s'abstient de saisir des données personnelles de tiers dans les champs de rédaction.

15. Obligations fiscales, comptables et sociales de l'organisateur

L'organisateur est seul responsable de la déclaration et du paiement des impôts, taxes, contributions et cotisations liés à son événement et à ses recettes de billetterie.
Il détermine son propre régime de TVA et, s'il y est assujetti, facture et déclare la TVA sur le prix des titres. Les prix qu'il saisit sont ceux payés par l'acheteur ; l'Association ne calcule ni ne déclare aucune taxe pour son compte. Le non-assujettissement de l'Association (article 261, 7-1° du Code général des impôts) ne concerne que le service de billetterie qu'elle facture à l'organisateur.
Il acquitte, lorsqu'elles sont dues, les taxes et redevances propres à son activité, notamment la taxe sur les spectacles recouvrée par l'organisme compétent, les droits d'auteur et droits voisins, et les redevances d'occupation du domaine public.
Il respecte, le cas échéant, les obligations liées à la rémunération des artistes et techniciens, aux déclarations d'emploi et au recours au bénévolat.
Il conserve les pièces justificatives de ses ventes pendant la durée légale applicable à son statut : dix ans pour les documents comptables et pièces justificatives des commerçants (article L.123-22 du Code de commerce), et au moins six ans au titre des obligations fiscales de conservation. Il tient une comptabilité conforme à son statut.
La Plateforme met à sa disposition, à titre d'outil et sans valeur d'avis fiscal ou comptable : les exports de commandes, de titres et de contrôles, les récapitulatifs mensuels de ventes, les attestations de vente par événement, le suivi des commissions et des frais et, lorsque les données du prestataire de paiement le permettent, les attestations de virement. L'organisateur vérifie ces documents et signale toute anomalie.

16. Interdictions expresses

Il est notamment interdit à l'organisateur :

de publier un événement fictif, illicite, trompeur ou dont il n'a pas la maîtrise, ou de publier l'événement d'un tiers sans son mandat ;
de mettre en vente des billets fictifs, des titres pour un événement dont la tenue n'est pas sérieusement envisagée, ou des titres au-delà de la capacité autorisée ;
de gonfler artificiellement ses ventes, sa jauge ou sa notoriété : fausses commandes, invitations émises pour simuler l'affluence, faux avis, faux partenariats, mentions de participants non confirmés ;
de participer, faciliter ou tolérer une fraude au paiement, un blanchiment, l'usage d'un moyen de paiement dont il n'est pas titulaire, ou l'encaissement pour le compte d'un tiers non déclaré ;
de contourner le contrôle des entrées ou la billetterie : titres parallèles, réutilisation d'une référence, partage des accès de contrôle, encaissement hors Plateforme d'un titre publié sur la Plateforme afin d'éluder la commission ;
de faciliter la revente à titre onéreux de titres émis pour son événement en dehors du cadre qu'il a lui-même autorisé, notamment en fournissant les moyens d'une revente habituelle et non autorisée, réprimée par l'article 313-6-2 du Code pénal ;
de détourner l'assistant de rédaction pour produire des affirmations fausses, des mentions non vérifiables, des textes en masse sans relecture ou des contenus destinés à tromper l'acheteur ou les moteurs de recherche ;
de porter atteinte à la Plateforme : intrusion, test d'intrusion non autorisé, extraction massive de données, contournement des limitations, injection de contenu dans les interfaces ou les emails, usage automatisé abusif ;
d'utiliser la Plateforme pour diffuser des contenus haineux, discriminatoires, violents, pornographiques, ou faisant l'apologie d'infractions ;
de dénaturer le rôle de l'Association, notamment en présentant celle-ci comme l'organisatrice de l'événement, comme garante de sa tenue ou comme détentrice des fonds.

17. Contrôle, avertissement, suspension et résiliation

Contrôle. L'Association peut contrôler la conformité d'un événement, demander des pièces justificatives et des explications, et solliciter la correction d'un contenu. L'organisateur répond aux demandes dans un délai de cinq (5) jours ouvrés, ou dans le délai le plus bref possible en cas d'urgence liée à la sécurité du public ou à la protection des acheteurs.
Avertissement. En cas de manquement, l'Association adresse un avertissement écrit à l'adresse électronique du compte, précisant le manquement reproché et le délai de régularisation.
Motivation des mesures. Toute restriction, suspension, dépublication ou résiliation est notifiée par écrit à l'organisateur avec l'indication des motifs de la décision et des voies de réclamation prévues à l'article 23. Lorsque le règlement (UE) 2019/1150 du 20 juin 2019 relatif à l'équité et à la transparence pour les entreprises utilisatrices de services d'intermédiation en ligne est applicable, l'Association se conforme à ses exigences de motivation et de préavis. Si la mesure résulte d'une erreur, elle est levée sans délai.
Suspension conservatoire. En cas de risque grave et immédiat pour les acheteurs, pour des tiers, pour l'Association ou pour la Plateforme — notamment soupçon de fraude, événement manifestement illicite, survente, atteinte à la sécurité du public, absence d'autorisation, refus abusif et répété de rembourser, compromission du compte —, la suspension du compte, la fermeture de la billetterie ou la dépublication de l'événement peuvent être immédiates et sans préavis, la notification motivée étant alors concomitante. La mesure est proportionnée : l'Association retient celle qui préserve les acheteurs et la sécurité en portant l'atteinte la plus limitée à l'activité de l'organisateur, en tenant compte de la gravité du manquement, de son caractère réparable, du nombre d'acheteurs concernés et de l'imminence de l'événement. Elle est levée dès que la cause a disparu.
Mesures graduées. Selon la gravité : retrait ou correction d'un contenu, dépublication d'un événement, fermeture anticipée de la vente, restriction d'une fonctionnalité, désactivation de l'assistant de rédaction, retrait de l'approbation, suspension du compte, résiliation.
Résiliation par l'organisateur. L'organisateur peut cesser d'utiliser la Plateforme et demander la suppression de son compte à tout moment, sous réserve d'avoir honoré ou remboursé les titres déjà vendus, réglé les sommes dues et satisfait à ses obligations légales de conservation. La demande est adressée depuis son espace ou à support@e-cosplay.fr.
Résiliation par l'Association. L'Association peut résilier la relation avec un préavis de trente (30) jours notifié par email, sans qu'un manquement soit nécessaire, le motif de la décision étant indiqué. La résiliation intervient sans préavis en cas de manquement grave, de manquement non régularisé après avertissement, de fraude, de fermeture du compte de paiement par le prestataire, de fourniture d'informations fausses ou de cessation d'activité de l'organisateur.
Sort des événements en cours et des titres vendus. La suspension ou la résiliation ne libère pas l'organisateur de ses obligations envers les acheteurs : les titres déjà vendus doivent être honorés ou remboursés. L'Association peut maintenir en fonctionnement les pages de suivi de commande, le renvoi des titres et le contrôle des entrées le temps nécessaire au bon déroulement ou au remboursement des événements déjà vendus, y compris après la fermeture du compte.
Sort des fonds. Les sommes encaissées se trouvent sur le compte de paiement de l'organisateur : leur sort relève de celui-ci et du prestataire de paiement. L'Association n'en dispose pas et ne peut ni les bloquer ni les restituer aux acheteurs. Les commissions acquises restent dues ; les sommes inscrites en dette demeurent exigibles.
Absence d'indemnité. Les mesures prises conformément au présent article n'ouvrent droit à aucune indemnité au profit de l'organisateur, sauf faute de l'Association dans leur mise en œuvre, appréciée dans les conditions de l'article 18.

18. Responsabilité, garantie et indemnisation

L'Association fournit un service technique de billetterie avec une obligation de moyens. Conformément aux conditions générales de vente, elle est tenue des obligations lui incombant en qualité d'exploitante de la Plateforme, notamment du bon fonctionnement de la billetterie et de la délivrance des titres. Elle n'est pas partie au contrat conclu entre l'organisateur et l'acheteur et n'est en aucun cas coorganisatrice de l'événement, sauf lorsqu'elle est expressément désignée comme organisatrice.
Sa responsabilité ne peut être engagée à raison de l'organisation, du déroulement, de la qualité, de la sécurité, du contenu, du report, de la modification ou de l'annulation d'un événement, des informations publiées par l'organisateur, d'un refus d'accès décidé par celui-ci, d'un manquement de l'organisateur à ses obligations légales, ni des relations entre l'organisateur et ses acheteurs, prestataires ou partenaires.
Elle n'est pas responsable des faits imputables au prestataire de paiement, à l'hébergeur, aux réseaux de communication ou à un cas de force majeure, ni des indisponibilités nécessaires à la maintenance et à la sécurité, ni des conséquences d'une perte de données imputable à l'organisateur.
Plafond. À l'exclusion des dommages indirects (perte de chance, perte d'exploitation, perte de données, atteinte à l'image), la réparation due par l'Association à un organisateur, tous préjudices confondus, ne peut excéder le montant total des commissions et abonnements effectivement perçus de cet organisateur au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur.
Réserves impératives. Les exclusions et le plafond ci-dessus ne s'appliquent pas en cas de dol, de faute lourde, de dommage corporel, ni lorsqu'ils auraient pour effet de priver de sa substance l'obligation essentielle de l'Association (article 1170 du Code civil). Ils ne sont pas opposables à un organisateur qui agit en qualité de consommateur ou de non-professionnel dans la mesure où la loi les prohibe.
Garantie et indemnisation. L'organisateur garantit et indemnise l'Association, ses dirigeants, ses membres et ses bénévoles de toute réclamation, action, procédure, condamnation civile, redevance, frais de défense et honoraires raisonnables résultant de son événement, de ses contenus, d'un manquement au présent Règlement, d'une atteinte aux droits d'un tiers, d'un manquement à ses obligations fiscales, sociales, de sécurité ou de protection des données, ou d'une réclamation d'un acheteur relative à la tenue ou au remboursement de l'événement. Cette garantie ne s'étend pas aux amendes et autres sanctions à caractère personnel prononcées contre l'Association, dont la loi interdit la prise en charge par un tiers. L'Association informe l'organisateur de toute réclamation de cette nature et l'associe à sa défense.
L'organisateur supporte les conséquences financières des remboursements, des oppositions de paiement, des sanctions administratives et des pénalités qui lui sont propres.

19. Assurance

L'organisateur déclare être titulaire d'une assurance de responsabilité civile couvrant les dommages corporels, matériels et immatériels susceptibles d'être causés à l'occasion de l'organisation de son événement, à ses participants comme aux tiers, et couvrant le cas échéant l'occupation des lieux, les installations et les activités proposées. Il maintient cette garantie en vigueur pendant toute la durée de la vente et de l'événement.

Il communique l'attestation correspondante à l'Association sur simple demande, dans le délai prévu à l'article 5. L'Association peut subordonner la publication ou le maintien en vente d'un événement à la production de cette attestation, notamment pour les événements accueillant du public en nombre. Le niveau minimal de garantie exigé est [à compléter].

L'organisateur souscrit en outre toute assurance rendue obligatoire par la nature de son événement ou exigée par l'exploitant du lieu. L'Association n'assure ni les événements, ni les organisateurs, ni les acheteurs.

20. Durée, modification du Règlement et notification des changements

Le Règlement s'applique à compter de son acceptation et pendant toute la durée d'utilisation de la Plateforme, ainsi que, pour les stipulations qui le supposent par nature (responsabilité, garantie, données personnelles, obligations comptables, obligations envers les acheteurs), après la fermeture du compte.

L'Association peut modifier le Règlement, notamment pour tenir compte d'une évolution légale, technique, tarifaire ou fonctionnelle. Toute modification substantielle est notifiée à l'organisateur par email à l'adresse de son compte et signalée dans son espace, avant son entrée en vigueur, dans un délai de prévenance de trente (30) jours. Ce délai ne s'applique pas lorsqu'une obligation légale ou réglementaire impose une application immédiate, ni lorsque la modification est favorable à l'organisateur.

L'organisateur qui refuse la nouvelle version peut résilier sans frais avant son entrée en vigueur, sous réserve d'honorer ou de rembourser les titres déjà vendus. À défaut, la poursuite de l'utilisation de la Plateforme vaut acceptation.

La version applicable à un événement est celle en vigueur au jour de la publication de cet événement, sous réserve des dispositions impératives d'application immédiate. Les versions successives sont datées ; la date de dernière mise à jour figure en bas de page.

21. Force majeure

Aucune des parties ne peut être tenue responsable d'un manquement résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, notamment catastrophe naturelle, incendie, épidémie, décision administrative d'interdiction, trouble grave à l'ordre public, panne généralisée des réseaux ou défaillance majeure d'un fournisseur essentiel. Les obligations sont suspendues pendant la durée de l'empêchement ; si celui-ci est définitif, la relation peut être résiliée de plein droit, chaque partie conservant la charge de ses propres obligations légales. La force majeure ne dispense pas l'organisateur d'informer ses acheteurs ni de régler avec eux, dans le respect du droit applicable, le sort des titres vendus.

22. Cession, nullité partielle, intégralité de l'accord

Cession. L'organisateur ne peut céder ni transférer son compte, ses événements ou le bénéfice du présent Règlement sans l'accord écrit préalable de l'Association. En cas de changement de dirigeant ou de structure juridique, il en informe l'Association sans délai. L'Association peut céder ses droits et obligations en cas de réorganisation, de fusion ou de transfert d'activité, à charge d'en informer l'organisateur en temps utile pour lui permettre de résilier s'il ne souhaite pas poursuivre.
Absence de renonciation. Le fait pour l'Association de ne pas exercer un droit ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.
Nullité partielle. Si une stipulation du Règlement est déclarée nulle, abusive ou inapplicable, elle est réputée non écrite et les autres stipulations conservent leur pleine validité ; la stipulation concernée est remplacée par la règle légale applicable.
Intégralité. Le Règlement, avec les documents auxquels il renvoie et les éventuelles conditions particulières écrites, exprime l'intégralité de l'accord entre l'Association et l'organisateur relativement à l'utilisation de la Plateforme, et remplace tout échange antérieur de même objet.
Indépendance. Le Règlement ne crée entre les parties ni société, ni mandat général, ni contrat de travail, ni exclusivité.
Langue. La version française du Règlement est la seule qui fasse foi ; toute traduction n'est fournie qu'à titre d'information.

23. Droit applicable, réclamations, médiation et juridiction compétente

Droit applicable. Le présent Règlement est régi par le droit français.

Réclamation préalable. Toute difficulté fait l'objet d'une réclamation écrite préalable adressée à support@e-cosplay.fr pour les questions de fonctionnement, puis à legal@e-cosplay.fr pour les réclamations juridiques. Les parties s'efforcent de trouver une solution amiable dans un délai de trente (30) jours à compter de la réclamation.

Médiation. Lorsque l'organisateur est une personne physique agissant en qualité de consommateur ou de non-professionnel, il peut recourir gratuitement à un médiateur de la consommation dans les conditions des articles L.612-1 et suivants du Code de la consommation, après réclamation écrite restée infructueuse. Le médiateur compétent est [à compléter] ; ses coordonnées sont communiquées sur demande. La plateforme européenne de règlement en ligne des litiges est accessible à l'adresse https://ec.europa.eu/consumers/odr. Les organisateurs qui n'ont pas cette qualité, notamment les associations et les structures agissant dans le cadre de leur activité, peuvent convenir avec l'Association de recourir à une médiation conventionnelle.

Juridiction. À défaut de résolution amiable, le litige est porté devant les tribunaux français compétents selon les règles de droit commun. Les parties ne dérogent à ces règles que dans les cas où la loi le permet, notamment entre commerçants. Les règles impératives de compétence dont bénéficie l'organisateur consommateur lui demeurent acquises.

Prescription. Toute action relative à l'exécution du présent Règlement se prescrit dans les conditions de l'article 2224 du Code civil.

24. Contact

Association E-Cosplay — association loi 1901 à but non lucratif — RNA W022006988 — SIREN 943 121 517
Siège social : adresse communiquée sur demande écrite à legal@e-cosplay.fr
Directeur de la publication : Serreau Jovann, Président et co-fondateur
Téléphone : 07 66 95 70 06
Questions générales : contact@e-cosplay.fr — Support et incidents : support@e-cosplay.fr
Questions juridiques et réclamations : legal@e-cosplay.fr — Protection des données : rgpd@e-cosplay.fr (délégué à la protection des données, identifiant CNIL DPO-167945)
Hébergement et prestataires techniques : voir la page hébergement

Dernière mise à jour : 09/09/2026.